Während der Verbrauchsausweis auf einer Schätzung des Energieverbrauches basiert, wird bei dem Bedarfsausweis der genaue energetische Zustand einer Immobilie berechnet. Für die Ermittlung des Verbrauchsausweises werden Daten zum Energieverbrauch der letzten drei aufeinanderfolgenden Abrechnungsperioden in Betracht gezogen. Hierbei dient die verbrauchte Energiemenge für Heizung und Warmwasserbereitung in Kilowattstunden pro Jahr und Quadratmeter als Grundlage für die Berechnung. Da das Ergebnis im Verbrauchsausweis durch das Nutzungsverhalten der Gebäudebewohner beeinflusst wird, kann eine energetisch schlechte Immobilie mit geringem Energieverbrauch trotzdem eine gute Bewertung erzielen.
Der Bedarfsausweis wiederum ermöglicht es Immobilieneigentümern ein objektives Bild des energetischen Zustandes ihrer Immobilie zu gewinnen, da die Daten unabhängig vom individuellen Heizverhalten sind. Für die Berechnung wird unter anderem der Zustand von Wänden, Fenstern und Heizungen beachtet. Das umfangreiche Ermittlungsverfahren gibt Immobilieneigentümern Aufschluss darüber, welche Modernisierungsmaßnahmen, wie die Dämmung von Außenwänden oder der Einbau von Energiesparfenstern, zur Erhöhung der Energieeffizienz notwendig sind.
Für Gebäude, die vor 1965 gebaut wurden oder deren Bauantrag vor 1977 gestellt worden ist und nach 1977 nicht saniert wurden, ist ein Bedarfsausweis Plicht. Außerdem muss ein Bedarfsausweis für Immobilien mit unter 5 Wohneinheiten erstellt werden. Im Falle eines Neubaus ist der Bedarfsausweis ebenfalls ein Muss, da noch keine historischen energetischen Verbrauchsdaten vorliegen.
Ein Verbrauchsausweis kann bei Immobilien beantragt werden, die entweder mindestens 5 Wohneinheiten haben oder deren Baujahr nach 1977 ist. Es kann eine Ausnahme von dieser Regel gemacht werden, wenn Sie eine Bescheinigung der Bauaufsichtsbehörde oder eines Energieberaters/Architekten einreichen können, die bescheinigt, dass das Haus auf das Anforderungsniveau der Wärmeschutzverordnung von 1977 gebracht worden ist.